KBC Travel
Tour Operator and Travel Agency

¿Cómo realizar una reserva?


 

 

A continuación, te explicamos de manera clara cómo reservar tu viaje con KBC Travel, desde la solicitud inicial hasta la confirmación final.

1.- Elección del servicio / tour / paquete).

El primer paso es seleccionar la experiencia que deseas realizar:

Si tienes dudas, nuestro equipo te brindará asesoría para ayudarte a tomar la mejor decisión.

2.- Una vez elegido el servicio:.

Envíanos tu solicitud a través de nuestros canales oficiales:

Incluye la mayor cantidad de detalles posibles, como:

  • Fechas de viaje
  • Número de personas
  • Tipo de servicio (privado, compartido, personalizado)
  • Lugar de origen o punto de inicio
  • Requerimientos especiales (alimentación, alojamiento, idioma, entre otros)

Opciones de solicitud:

Cada tour o paquete publicado en nuestra web cuenta con un formulario específico, ubicado en la pestaña “Consultar tour”, diseñado para ese servicio, donde podrás enviar tu solicitud de manera directa y personalizada según el itinerario seleccionado.

Para una adecuada evaluación del servicio, podrá solicitarse información adicional de los pasajeros, como:

  • Edad de los participantes
  • Condición general y experiencia previa (según el tipo de actividad)
  • Información relevante para la correcta prestación del servicio
  • Condiciones médicas relevantes o restricciones de salud que puedan influir en el desarrollo del servicio
  • Requerimientos específicos o condiciones particulares

Importante:

La información proporcionada debe ser completa, veraz y actualizada, especialmente en lo relacionado a condiciones médicas o de salud. Esta información es fundamental para evaluar la viabilidad del servicio, coordinar la operación y garantizar la seguridad de los participantes.

La omisión, inexactitud o falta de información relevante podrá generar restricciones, modificaciones o la imposibilidad de prestar el servicio, sin responsabilidad para la agencia, conforme a nuestros términos y condiciones: https://www.kbc-travel.com/es/terminos-y-condiciones

Nuestro equipo evaluará tu solicitud y elaborará una propuesta personalizada, adaptada a tus preferencias, condiciones del servicio, disponibilidad operativa y presupuesto.

3.- Evaluación y envío de propuesta.

Luego de analizar tu solicitud, recibirás una propuesta personalizada que incluirá:

  • Itinerario detallado del servicio, con actividades, horarios y descripción de la experiencia. 
  • Tarifas actualizadas, según temporada, tipo de servicio y número de pasajeros. 
  • Disponibilidad real al momento de la cotización. 
  • Condiciones aplicables, incluyendo políticas de reserva, pagos, cambios y cancelaciones. 
  • Código de seguimiento o pre-reserva, para continuar con el proceso.

Es importante tener en cuenta que, en esta etapa, el servicio aún no se encuentra confirmado. La confirmación final está sujeta a disponibilidad al momento de realizar la reserva y a la validación correspondiente por parte de nuestros proveedores.

4.- Envío de datos de pasajero(s).

Para continuar con el proceso de reserva, será necesario que completes correctamente la información de cada pasajero. Estos datos son indispensables para la gestión, validación y emisión de los servicios contratados.

Deberás proporcionar:

  • Nombres y apellidos completos, exactamente como figuran en el documento de identidad.
  • Número de documento (DNI o pasaporte vigente).
  • Nacionalidad.
  • Datos de contacto actualizados (teléfono y correo electrónico).

Importante:

La veracidad y exactitud de esta información es fundamental. Muchos servicios turísticos (transporte, ingresos, reservas nominativas, entre otros) no permiten modificaciones una vez confirmados.

Cualquier error en los datos proporcionados puede generar inconvenientes en la prestación del servicio, incluyendo la pérdida total de la reserva, sin derecho a reembolso ni reprogramación.

Asimismo, toda la información personal será tratada de manera confidencial y conforme a nuestra normativa vigente. Te recomendamos revisar nuestras políticas aquí: https://www.kbc-travel.com/es/politicas-de-privacidad

5.- Verificación y coordinación.

Validación final de disponibilidad y tarifas

Una vez que contamos con tus datos completos, se realiza una verificación integral del servicio con cada uno de nuestros proveedores. Este proceso incluye:

  • Confirmación actualizada de la disponibilidad real. 
  • Validación de las tarifas vigentes al momento de la gestión. 
  • Coordinación de todos los servicios involucrados, tales como alojamiento, transporte, ingresos, guías y otros componentes del itinerario.

Importante:

Debido a la naturaleza dinámica del sector turístico:

  • La disponibilidad de los servicios puede variar en cualquier momento. 
  • Las tarifas están sujetas a cambios hasta antes de realizar el pago y confirmación de la reserva.

Por ello, recomendamos realizar la confirmación y el pago en el menor tiempo posible, a fin de asegurar las condiciones ofrecidas.

6.- Confirmación y condiciones para el pago.

Si la propuesta es de tu conformidad, te enviaremos la confirmación correspondiente para que puedas proceder con el pago de tu reserva.

En esta etapa se te indicará de forma detallada:

  • El monto total a pagar. 
  • La moneda de la operación. 
  • El plazo límite para realizar el pago y asegurar la reserva.

Importante:

  • La reserva no se bloquea ni garantiza hasta que se haya realizado el pago correspondiente. 
  • La disponibilidad de espacios es dinámica, por lo que pueden ser asignados a otros clientes si no se confirma dentro del plazo establecido.

Te recomendamos realizar el pago de manera inmediata o dentro del tiempo indicado para asegurar las condiciones ofrecidas y evitar variaciones en disponibilidad o tarifas.

7.- Medios de pago y consideraciones.

Para confirmar tu reserva, deberás efectuar el pago a través de nuestros medios habilitados:

  • Transferencias bancarias.
  • Pagos con tarjeta mediante pasarela de pago segura.
  • Plataformas internacionales (como PayPal u otros servicios disponibles).
  • Pagos móviles locales (Yape o Plin).

Consideraciones importantes:

Te recomendamos verificar estos cargos con tu banco o proveedor de pago antes de realizar la operación, a fin de evitar diferencias en el importe final.

8.- Verificación del pago.

Una vez realizado el pago, será necesario completar el proceso de validación para continuar con la emisión de los servicios:

  • Deberás enviar el comprobante de pago correspondiente a través de los canales oficiales indicados (correo electrónico o WhatsApp de atención).
  • El envío debe realizarse preferentemente al correo: reservas@kbc-travel.com, o al WhatsApp oficial: +51 978 313 606.
  • Es importante consignar como asunto o referencia: “Confirmación de pago – Código de pre-reserva / Nombre del pasajero principal”. 

Nuestro equipo procederá a verificar la operación con la entidad financiera o plataforma utilizada.

¿En qué casos es obligatorio enviar el comprobante?

  • Cuando el pago se realiza mediante transferencias bancarias.
  • Cuando se utiliza Yape, Plin u otros medios de pago móviles.
  • Cuando el sistema de pago no genera confirmación automática o inmediata. 

¿En qué casos no es necesario enviarlo?

  • Cuando el pago se realiza a través de una pasarela de pago integrada en nuestra web que confirma la operación automáticamente.
  • Cuando se utilicen plataformas que envíen notificación directa y validada al sistema de la agencia. 

Importante:

  • El envío del comprobante no constituye confirmación automática del servicio.
  • La reserva será considerada como confirmada únicamente una vez que el pago haya sido validado por nuestro equipo y se emita la confirmación correspondiente.
  • En caso de no enviar el comprobante cuando sea requerido, o si la información enviada es incompleta o incorrecta, la validación del pago puede retrasarse o no realizarse, lo que podría afectar la disponibilidad del servicio. 

Este paso es obligatorio para proceder con la emisión, coordinación y confirmación final de los servicios contratados.

9.- Emisión y confirmación se servicios.

Con el pago debidamente validado, se procederá a:

  • La emisión de los servicios contratados conforme a la disponibilidad confirmada.
  • La generación de la confirmación oficial de la reserva, bajo las condiciones pactadas.

La documentación será enviada a través de nuestros canales oficiales (reservas@kbc-travel.com o el medio de contacto registrado), e incluirá:

  • Voucher electrónico de cada servicio contratado.
  • Documentación completa del servicio (itinerario final, inclusiones y condiciones aplicables).
  • Detalles operativos tales como horarios, puntos de encuentro, recomendaciones y datos de contacto para asistencia.

Importante:

  • Solo en este momento la reserva queda totalmente confirmada y garantizada.
  • Es responsabilidad del cliente revisar cuidadosamente toda la información recibida (fechas, nombres, horarios, servicios incluidos, entre otros).
  • Cualquier observación o error deberá ser comunicado de manera inmediata; una vez emitidos, algunos servicios no permiten modificaciones, cambios ni cancelaciones.
  • El cliente se compromete a presentarse puntualmente en los horarios y puntos de encuentro indicados; la no presentación (no-show) implica la pérdida del servicio sin derecho a reembolso, salvo condiciones específicas del proveedor.
  • Los servicios están sujetos a las condiciones operativas de cada proveedor, así como a factores externos (clima, disposiciones gubernamentales, logística local, entre otros), pudiendo generar ajustes debidamente justificados.

Asimismo, al recibir la confirmación, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado:

Precisión importante:

Al haber realizado el pago, el cliente ya ha sido previamente informado y ha aceptado nuestras políticas y condiciones durante las etapas anteriores del proceso de reserva. En este punto, dicha aceptación se ratifica de manera expresa y más precisa, siendo plenamente aplicable a todos los servicios confirmados.

10.- Recomendaciones previas al viaje.

Antes del inicio de tu viaje, es fundamental que realices una revisión completa de la información proporcionada, a fin de garantizar una experiencia fluida y sin contratiempos.

Deberás:

  • Revisar cuidadosamente toda la documentación recibida, incluyendo vouchers, itinerarios y condiciones del servicio.
  • Verificar que todos los datos sean correctos, tales como nombres completos (según documento), fechas de viaje, horarios y servicios contratados.
  • Confirmar los detalles operativos, como horarios de inicio, puntos de encuentro, duración de actividades y recomendaciones específicas.

Recomendaciones importantes:

  • Se recomienda reconfirmar el servicio con al menos 48 horas de anticipación, a través de nuestros canales oficiales, a fin de validar cualquier actualización operativa o ajuste logístico.
  • Asegúrate de contar con tu documento de identidad vigente (DNI o pasaporte), ya que será requerido para el acceso a diversos servicios.
  • Llega con puntualidad al punto de encuentro; los servicios turísticos operan bajo horarios establecidos y la tardanza puede implicar la pérdida del servicio (no-show) sin derecho a reembolso.
  • Es altamente recomendable revisar las condiciones climáticas del destino antes del viaje, a través de fuentes oficiales como:
    https://www.senamhi.gob.pe/?p=pronostico-meteorologico
  • Asimismo, para viajeros nacionales e internacionales, se sugiere informarse previamente sobre requisitos migratorios, visas, vacunas u otras disposiciones vigentes, consultando fuentes oficiales del país de destino o entidades gubernamentales correspondientes.
  • El orden de los itinerarios y servicios confirmados no puede ser modificado, ya que responde a una planificación operativa previamente coordinada con los proveedores. Cualquier solicitud de cambio estará sujeta a evaluación, disponibilidad y posibles penalidades, conforme a nuestros términos y condiciones:
    https://www.kbc-travel.com/es/terminos-y-condiciones
  • Verifica también recomendaciones específicas del destino, así como los implementos necesarios (ropa adecuada, documentos, tickets, seguros, entre otros).

El cumplimiento de estas recomendaciones permitirá una mejor coordinación de los servicios y contribuirá a que tu experiencia de viaje se desarrolle de manera organizada, segura y conforme a lo planificado.

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